Privacyverklaring

Dit is de privacyverklaring van Upvision, gevestigd aan de Kastanjelaan 400 (5616 LZ) te Eindhoven en ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 71649123, hierna: “Upvision” of “wij”.

Wij zijn bereikbaar per mail via info@upvision.nl of per post op ons kantooradres.

Wij verzamelen persoonsgegevens op verschillende manieren, bijvoorbeeld wanneer je gebruikmaakt van onze diensten, als wij een website onderhouden waar jouw gegevens worden opgeslagen in een CMS-systeem waartoe wij toegang hebben, of wanneer je contact met ons opneemt. We hechten grote waarde aan zorgvuldige verwerking en beveiliging van deze gegevens en houden ons strikt aan de geldende privacywetgeving, zoals de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). Dit houdt onder andere in dat:

• wij persoonsgegevens alleen voor gerechtvaardigde doeleinden verwerken, zoals uitgelegd in deze privacyverklaring;
• wij alleen de strikt noodzakelijke persoonsgegevens verzamelen en bewaren die nodig zijn voor bepaalde doeleinden;
• wij verwerken persoonsgegevens op een transparante manier en vereisen dat onze partners dit eveneens doen wanneer zij namens ons gegevens verwerken;
• wij, indien toestemming vereist is, je uitdrukkelijk om goedkeuring zullen vragen voor het verwerken van je persoonsgegevens;
• wij de nodige beveiligingsmaatregelen nemen om jouw gegevens te beschermen;
• wij jouw rechten respecteren, waaronder het recht op inzage, aanpassing en verwijdering van jouw persoonsgegevens die door ons worden verwerkt.

In deze privacyverklaring leggen we uit welke persoonsgegevens we verwerken, waarom we dit doen, en welke maatregelen we hebben genomen om jouw gegevens te beschermen. Daarnaast beschrijven we op welke manieren jij invloed kunt uitoefenen op de verwerking van jouw persoonsgegevens door Upvision. De verklaring is opgedeeld in de volgende paragrafen:

1. Verwerking van persoonsgegevens: categorieën, doeleinden, wettelijke grondslagen en bewaartermijnen
2. Doorgifte van persoonsgegevens aan derden
3. Beveiligingsmaatregelen
4. Cookiebeleid
5. Jouw rechten
6. Vragen en klachten
7. Wijzigingen in de privacyverklaring

1. Verwerking persoonsgegevens: categorieën, doeleinden, wettelijke grondslagen en bewaartermijnen

Onder persoonsgegevens verstaan wij alle gegevens die gebruikt kunnen worden om een persoon direct of indirect te identificeren. Wij verzamelen persoonsgegevens in verschillende situaties en voor uiteenlopende doeleinden. Hierna leggen wij per doeleinde uit welke gegevens wij verzamelen, op basis van welke wettelijke grondslag en hoe lang wij de gegevens bewaren.

Wanneer wij persoonsgegevens verwerken op basis van de wettelijke grondslag ‘gerechtvaardigd belang’, maken wij vooraf een afweging tussen ons gerechtvaardigd belang bij de verwerking en jouw privacybelangen. Voor meer informatie over deze afweging kun je contact met ons opnemen via de contactgegevens die aan het begin van deze privacyverklaring staan vermeld.

Persoonsgegevens die we verwerken voor onze dienstverlening

Voor het ontwikkelen en onderhouden van websites en webshops verwerken wij persoonsgegevens van onze opdrachtgevers en, waar van toepassing, van personen die via deze websites hun gegevens invullen, zoals klanten van webshops. Omdat Upvision deze websites onderhoudt en inzage heeft in de door Opdrachtgever verwerkte persoonsgegevens, sluiten wij met onze opdrachtgevers een verwerkersovereenkomst.

Wij verwerken ook persoonsgegevens van contactpersonen bij onze opdrachtgevers om contact te leggen en te onderhouden, afspraken te maken, en om de zakelijke relatie aan te gaan en te onderhouden.

Voor deze doeleinden verwerken wij de volgende persoonsgegevens:

• contactgegevens: voor- en achternaam, functietitel, organisatienaam, e-mailadres, telefoonnummer;
• correspondentie: brieven, e-mailberichten, contactformulieren en andere communicatie;
• financiële gegevens: bankrekeningnummer en betaalgegevens;
• gegevens die via de websites van onze opdrachtgevers worden ingevuld, zoals naam, contactgegevens, adresgegevens van klanten en betaalgegevens.

Deze gegevens worden verwerkt om de overeenkomst met onze opdrachtgever uit te voeren en om onze dienstverlening goed te laten verlopen. Ook de verwerkingen in voorbereiding op een overeenkomst vallen onder deze grondslag. Daarnaast verwerken we persoonsgegevens om te voldoen aan wettelijke verplichtingen, zoals de administratieverplichtingen.
De gegevens worden niet langer bewaard dan nodig is. Fiscale gegevens worden zeven jaar bewaard en andere gegevens worden verwijderd zodra ze niet meer nodig zijn voor het doel waarvoor ze zijn verzameld.

Persoonsgegevens die we verwerken van onze leveranciers

Voor het inkopen van goederen en/of diensten verwerken wij de volgende persoonsgegevens:

• contactgegevens: voor- en achternaam, functie, (mobiele) telefoonnummer, e-mailadres en andere bedrijfs- en contactinformatie;
• correspondentie: brieven, e-mailberichten, contactformulieren en andere communicatie;
• financiële gegevens: bankrekeningnummers en betalingsgegevens.

Wij gebruiken deze gegevens om de overeenkomst met onze leverancier uit te kunnen voeren en om uitvoering te geven aan toepasselijke wet- en regelgeving (waaronder administratieverplichtingen).
De gegevens worden gedurende de looptijd van de overeenkomst bewaard. Sommige gegevens worden, in overeenstemming met wettelijke verplichtingen zoals de fiscale bewaarplicht van zeven jaar, langer bewaard.

Persoonsgegevens die we verwerken van personen die contact met ons opnemen

Er zijn meerdere manieren om met ons in contact te komen, bijvoorbeeld per e-mail via info@upvision.nl, telefonisch of door het contactformulier op de website in te vullen. Om dit mogelijk te maken, verwerken wij de volgende persoonsgegevens:

• voor- en achternaam;
• (zakelijk) e-mailadres;
• alle aanvullende informatie die je verstrekt in een bericht.

Upvision verwerkt deze gegevens op basis van jouw toestemming.
Wij bewaren deze gegevens totdat wij van mening zijn dat jouw contactverzoek naar tevredenheid is afgehandeld.

Partners en platformen

Upvision werkt samen met verschillende partners, waaronder Mollie, Sendcloud en Hoasted. Daarnaast zijn er op onze website ook verwijzingen naar platforms zoals Facebook en LinkedIn opgenomen. Let op: wanneer je deze websites of diensten gebruikt, is deze privacyverklaring niet van toepassing. Zowel onze partners als de platforms waar wij naar verwijzen zijn zelfstandig verwerkingsverantwoordelijk, wat betekent dat zij verantwoordelijk zijn voor de verwerking van persoonsgegevens. Voor meer informatie over hoe zij met persoonsgegevens omgaan, verwijzen we je naar hun eigen privacyverklaringen.

2. Doorgifte van persoonsgegevens naar derden

Voor het uitvoeren van onze dienstverlening kan het nodig zijn om persoonsgegevens te delen met derden. Zo kunnen we bijvoorbeeld gegevens delen met onze samenwerkingspartners. Daarnaast schakelen we, in het kader van onze bedrijfsvoering, derden in die namens ons gegevens verwerken, zoals softwareleveranciers.

Upvision heeft uitgebreide technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens te beschermen. Wij delen alleen persoonsgegevens met derden die soortgelijke hoge standaarden hanteren. Bovendien maken wij altijd vooraf afspraken met onze verwerkers om de veilige verwerking van persoonsgegevens te waarborgen.

Ten behoeve van onze dienstverlening kunnen wij persoonsgegevens verstrekken aan partijen die gevestigd zijn buiten de Europese Economische Ruimte (EER). Wij doen dit alleen als er sprake is van een passend beschermingsniveau voor de verwerking van persoonsgegevens.

3. Beveiliging

De persoonsgegevens die aan ons worden verstrekt, worden met de hoogste mate van zorg en volledige vertrouwelijkheid behandeld. Wij zorgen er daarnaast voor dat er passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen worden getroffen om persoonsgegevens voldoende te beschermen tegen misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijzigingen. Enkele van de maatregelen die wij nemen om de veiligheid van jouw gegevens te waarborgen, zijn:

• toegangscontrole op onze laptops en systemen, gebruikmakend van wachtwoorden;
• tweestapsverificatie bij de software die wij gebruiken;
• wij werken zoveel mogelijk digitaal om papieren verwerking te beperken en zo de veiligheid te verhogen;
• het gebruik van firewalls en antivirussoftware op de laptops waarmee wij werken;
• patchmanagement door het regelmatig updaten van de software waar wij mee werken;
• het sluiten van geheimhoudingsovereenkomsten en verwerkingsovereenkomsten met partijen die persoonsgegevens inzien en/of verwerken;
• fysieke beveiligingsmaatregelen zoals toegangschips en cameratoezicht in ons kantoorpand;
• regelmatig beoordelen of wij dezelfde doelen kunnen behalen met minder persoonsgegevens.

Mocht je vermoeden dat jouw persoonsgegevens niet adequaat beveiligd zijn, of als je tekenen van misbruik opmerkt, aarzel dan niet om contact met ons op te nemen.

4. Cookiebeleid gebruik website

Cookies zijn kleine tekstbestanden die automatisch opgeslagen of gelezen kunnen worden op het apparaat van een bezoeker, zoals een PC, tablet of smartphone, via de webbrowser. Deze cookies kunnen verschillende soorten informatie verzamelen, waaronder persoonsgegevens, zoals IP-adressen, locatiegegevens en gebruiks- en klikgedrag.

Op onze website maken we gebruik van twee verschillende soorten cookies:

• noodzakelijke cookies om de functionaliteit van de website te ondersteunen;
• analytische cookies om het websitegebruik te analyseren en daarmee de website te optimaliseren voor de bezoeker.

Je kunt hier de cookie-instellingen aanpassen

De noodzakelijke en analytische cookies hebben geen impact op de privacy van onze websitebezoekers en kunnen daarom zonder toestemming geplaatst worden. In de onderstaande tabel zie je een overzicht van de specifieke cookies die wij inzetten.

Naam	Organisatie	Categorie	Doel	Bewaartermijn
_ga_P4YLQGCFLT	Google	analytisch	Deze cookie wordt door Google Analytics geplaatst om paginaweergaven op te slaan en te tellen.	1 year 1 month
_ga	Google	analytisch	Deze cookie wordt door Google Analytics geïnstalleerd en berekent bezoeker, sessie- en campagnedata, en houdt ook het gebruik van de website bij voor analytische rapporten.De cookie slaat informatie anoniem op en kent een willekeurig gegenereerd nummer toe om unieke bezoekers te herkennen.	1 year 1 month

 

5. Rechten van betrokkenen

Als wij persoonsgegevens van je verwerken, heb je volgens de AVG de volgende rechten:

• Recht op inzage: je kunt de persoonsgegevens die wij van je verwerken inzien en een kopie ontvangen.
• Recht op rectificatie: als je gegevens onjuist of onvolledig zijn, kun je deze laten corrigeren of aanvullen.
• Recht op verwijdering van gegevens: je kunt ons vragen om persoonsgegevens die niet meer nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld, te verwijderen. Ook kun je ons vragen om gegevens te verwijderen als je jouw toestemming intrekt.
• Recht om je toestemming in te trekken: je kunt je toestemming altijd intrekken (indien toestemming de grondslag is voor de verwerking). Het intrekken van toestemming heeft geen terugwerkende kracht, wat betekent dat de toestemming niet meer geldt vanaf het moment van intrekking.
• Recht op beperking van de verwerking: in specifieke gevallen kun je ons vragen het gebruik van jouw persoonsgegevens tijdelijk te stoppen, bijvoorbeeld tijdens een onderzoek naar de juistheid van de gegevens.
• Recht op dataportabiliteit: je hebt het recht om de persoonsgegevens die wij van je hebben, in een gestructureerde, gangbare en machinaal leesbare vorm te ontvangen. Dit kan handig zijn bij het overstappen naar een andere dienstverlener.
• Recht op bezwaar: je kunt bezwaar maken tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens, met name wanneer deze verwerking gebaseerd is op ons legitieme belang of wordt uitgevoerd in het kader van een publieke taak.
• Recht op menselijke blik bij besluiten: je hebt het recht om niet uitsluitend onderworpen te worden aan geautomatiseerde verwerking, inclusief profilering, die juridische of significante gevolgen voor je heeft.

Als je een van deze rechten wilt uitoefenen, kun je contact met ons opnemen via de contactgegevens die bovenaan deze privacyverklaring zijn vermeld. Wij zullen dan in principe binnen een maand aan je verzoek voldoen.

6. Vragen en klachten

Als je vragen hebt over hoe wij met jouw persoonsgegevens omgaan, of een klacht wilt indienen, kun je contact met ons opnemen via de contactgegevens die bovenaan deze privacyverklaring staan vermeld. Wij behandelen elke vraag en klacht zorgvuldig en proberen samen tot een oplossing te komen.
Ben je van mening dat wij je niet voldoende hebben geholpen? Dan heb je het recht om een klacht in te dienen bij de toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Op hun website lees je hoe je dit kunt doen.

7. Wijziging privacyverklaring

Upvision behoudt zich het recht voor om deze privacyverklaring te wijzigen. Bij discussie wordt uitgegaan van de laatste privacyverklaring die op onze website is gepubliceerd. Deze privacyverklaring is voor het laatst gewijzigd in oktober 2024.